1. Quiénes somos y qué regula esta política
Optiax es una marca comercial operada por Optiax SL, sociedad con domicilio en Colmenar Viejo, 28770 Madrid y NIF (en adelante, “Optiax”, “nosotros” o el “Responsable”).
La presente Política de Privacidad (la “Política”) explica cómo tratamos los datos personales de los usuarios que interactúan con:
- El sitio web www.optiax.pro y las páginas de aterrizaje (landing pages) asociadas.
- Iris, nuestro asistente virtual comercial basado en inteligencia artificial, accesible a través de WhatsApp y otros canales equivalentes.
- Los formularios de contacto, reserva de demos y cualquier otra interacción iniciada desde el sitio web o desde Iris.
Esta Política se ha elaborado conforme al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (“RGPD”), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (“LOPDGDD”) y la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico (“LSSI-CE”).
Le rogamos lea esta Política con atención. Al utilizar nuestro sitio web o interactuar con Iris, usted declara haberla leído y comprendido.
2. Responsable del tratamiento
Los datos personales recogidos a través de nuestro sitio web, de Iris o de cualquier canal de contacto son tratados bajo la responsabilidad de:
| Responsable | OPTIAX SL |
| Forma jurídica | SL |
| NIF | — |
| Domicilio | Colmenar Viejo, 28770 Madrid |
| Marca comercial | Optiax |
| Sitio web | www.optiax.pro |
| Email de privacidad | privacy@optiax.pro |
3. Finalidades del tratamiento
Tratamos sus datos personales exclusivamente para las finalidades que se describen a continuación. Los datos recabados para una finalidad no se utilizan para ninguna finalidad distinta e incompatible.
3.1. Gestión de consultas y asistencia por parte de Iris
Cuando usted conversa con Iris (nuestro asistente virtual con IA) para obtener información sobre los servicios de Optiax, tratamos los datos que usted nos facilita para:
- Atender su consulta, proporcionar información sobre nuestros servicios, precios y proceso.
- Cualificar su interés comercial y preparar una propuesta adaptada a su negocio.
- Mejorar la calidad de Iris mediante revisión de conversaciones de forma agregada o anonimizada.
3.2. Agendado de demos y reuniones
Si solicita agendar una demostración o reunión, tratamos sus datos para coordinar fecha y hora, enviar la invitación de calendario y el enlace de videollamada, así como para recordarle la reunión.
3.3. Gestión de clientes y prestación del servicio
Si finalmente contrata nuestros servicios, tratamos sus datos para ejecutar el contrato: facturación, soporte, evolución del agente y comunicaciones operativas asociadas al servicio contratado.
3.4. Comunicaciones comerciales
Con su consentimiento expreso, podremos enviarle comunicaciones comerciales sobre nuestros servicios, novedades y contenidos relevantes. Puede retirar este consentimiento en cualquier momento a través del enlace de baja incluido en cada comunicación o escribiendo al email de privacidad.
3.5. Obligaciones legales
Tratamos sus datos para cumplir con nuestras obligaciones fiscales, contables y mercantiles, así como para atender requerimientos de autoridades competentes.
3.6. Seguridad, prevención del fraude y mejora del servicio
Tratamos datos técnicos (logs, direcciones IP, identificadores de dispositivo) para garantizar la seguridad de nuestros sistemas, detectar y prevenir usos abusivos o fraudulentos y mejorar el funcionamiento de nuestros servicios.
4. Base jurídica del tratamiento
Cada tratamiento descrito en la sección anterior se ampara en una base jurídica concreta de las previstas en el artículo 6 RGPD:
| Finalidad | Base jurídica |
|---|---|
| Atención de consultas a través de Iris y del formulario web | Consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD) y medidas precontractuales adoptadas a petición del interesado (art. 6.1.b RGPD). |
| Agendado de demos y reuniones | Medidas precontractuales a petición del interesado (art. 6.1.b RGPD). |
| Gestión de clientes y prestación de servicios contratados | Ejecución de contrato (art. 6.1.b RGPD). |
| Comunicaciones comerciales a prospects y clientes | Consentimiento (art. 6.1.a RGPD). Para clientes, interés legítimo limitado a productos o servicios similares a los contratados, conforme al art. 21.2 LSSI-CE. |
| Facturación, contabilidad y obligaciones fiscales | Cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c RGPD). |
| Seguridad, logs, prevención del fraude | Interés legítimo del Responsable en garantizar la seguridad de sus sistemas (art. 6.1.f RGPD). |
5. Categorías de datos tratados
Dependiendo del canal de contacto y del servicio solicitado, podemos tratar las siguientes categorías de datos personales:
5.1. Datos que usted nos facilita
- Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, número de teléfono (necesario para el canal WhatsApp), email, cargo y empresa.
- Datos sobre su negocio: sector, ubicación, tamaño, sistemas que utiliza y necesidades de automatización que describe a Iris.
- Contenido de las conversaciones: los mensajes que usted envía a Iris o a través de nuestros formularios, incluyendo ficheros adjuntos que decida compartir voluntariamente.
- Datos de facturación (solo clientes): razón social, NIF/CIF, domicilio fiscal, método de pago.
5.2. Datos recogidos automáticamente
- Datos técnicos: dirección IP, tipo y versión de navegador, sistema operativo, identificadores de dispositivo, marcas de tiempo.
- Datos de navegación: páginas visitadas, tiempo de permanencia, origen del tráfico, datos de cookies conforme a la Política de Cookies del sitio web.
- Metadatos de WhatsApp: número de teléfono asociado a la cuenta, fecha y hora de los mensajes, estado de entrega proporcionados por la WhatsApp Business Platform de Meta.
5.3. Datos especialmente protegidos
No solicitamos ni necesitamos tratar categorías especiales de datos personales (datos de salud, orientación sexual, creencias religiosas, afiliación sindical, etc.). Le rogamos no los comparta con Iris ni a través de nuestros formularios. Si los facilita voluntariamente, no los utilizaremos para ninguna finalidad y los eliminaremos de nuestros sistemas tan pronto como sea técnicamente posible.
6. Plazo de conservación
Conservamos sus datos durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades para las que se recogieron y, en todo caso, durante los plazos legales aplicables:
| Tipo de dato | Plazo de conservación |
|---|---|
| Conversaciones con Iris y consultas de prospects que no contratan | 12 meses desde el último contacto. Transcurrido este plazo, los datos se suprimen o se anonimizan. |
| Datos de prospects en nuestro CRM (oportunidades que no avanzan) | 12 meses desde la última interacción comercial. |
| Datos de clientes (relación contractual en vigor) | Durante toda la vigencia del contrato. |
| Datos de clientes tras la terminación del contrato | 6 años tras la terminación, para atender obligaciones fiscales, contables y mercantiles (art. 30 del Código de Comercio y normativa tributaria). |
| Datos amparados en consentimiento para comunicaciones comerciales | Hasta que el interesado retire el consentimiento o solicite la baja. |
| Logs técnicos y datos de seguridad | 12 meses como máximo, salvo que una incidencia concreta justifique un plazo mayor. |
Cuando venzan estos plazos, los datos se suprimirán o se mantendrán bloqueados exclusivamente durante los plazos de prescripción de posibles acciones legales, quedando a disposición de jueces y tribunales, Ministerio Fiscal o Administraciones Públicas competentes.
7. Destinatarios de los datos
Optiax no cede sus datos personales a terceros salvo obligación legal. No obstante, para prestar los servicios descritos en esta Política, utilizamos proveedores tecnológicos que acceden a los datos en calidad de encargados del tratamiento, bajo contratos de encargo conformes al artículo 28 RGPD.
7.1. Categorías de encargados del tratamiento
| Finalidad | Proveedor / tecnología | Ubicación |
|---|---|---|
| Canal de mensajería WhatsApp | Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Platform) y, en su caso, el Business Solution Provider que intermedia la conexión. | Unión Europea / EE. UU. |
| Procesamiento de lenguaje natural por IA | OpenAI (modelos GPT), Anthropic (modelos Claude) y Google (modelos Gemini) como posibles proveedores del modelo que sustenta a Iris. | Unión Europea / EE. UU. |
| Alojamiento y orquestación (backend, base de datos, n8n) | Proveedores de infraestructura cloud con centros de datos en la UE siempre que técnicamente sea posible. | Unión Europea |
| Agendado de demos | Google (Google Calendar y Google Meet o Workspace equivalente). | Unión Europea / EE. UU. |
| Envío de emails transaccionales y comerciales | Proveedor de email marketing y transaccional (p. ej. Brevo, Mailjet o equivalente). | Unión Europea |
| Analítica y métricas del sitio web | Herramientas de analítica web (p. ej. Plausible, Matomo o Google Analytics, según configuración descrita en la Política de Cookies). | Unión Europea / EE. UU. |
| Facturación y contabilidad | Asesoría fiscal y herramientas de facturación electrónica. | Unión Europea |
7.2. Comunicaciones obligatorias a autoridades
Podremos comunicar sus datos a Administraciones Públicas, Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, jueces, tribunales o al Ministerio Fiscal cuando exista una obligación legal de hacerlo.
8. Transferencias internacionales de datos
Algunos de los encargados del tratamiento mencionados (en particular, OpenAI, Anthropic, Google y Meta) son entidades establecidas en Estados Unidos. Esto implica una transferencia internacional de datos fuera del Espacio Económico Europeo.
Todas las transferencias internacionales se realizan con las garantías adecuadas previstas en los artículos 44 a 50 RGPD, en particular:
- Decisión de adecuación: cuando el proveedor esté adherido al EU–U.S. Data Privacy Framework, la transferencia se ampara en la decisión de adecuación de la Comisión Europea (UE) 2023/1795, de 10 de julio de 2023.
- Cláusulas Contractuales Tipo (SCC): en su defecto, firmamos con el proveedor las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea mediante la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914, junto con las medidas complementarias que resulten necesarias tras una evaluación de impacto sobre la transferencia (Transfer Impact Assessment).
- Medidas técnicas: cifrado en tránsito (TLS) y en reposo, minimización del dato enviado y controles de acceso basados en roles.
Puede solicitar información adicional sobre las garantías aplicables a cada transferencia, así como una copia de las cláusulas aplicables, escribiendo al email de privacidad.
9. Derechos del interesado
El RGPD le reconoce los siguientes derechos en relación con sus datos personales:
- Derecho de acceso: obtener confirmación sobre si tratamos sus datos y, en su caso, acceder a ellos.
- Derecho de rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
- Derecho de supresión (“derecho al olvido”): solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios o cuando retire su consentimiento.
- Derecho a la limitación del tratamiento: solicitar que suspendamos el tratamiento mientras se resuelve una solicitud de rectificación u oposición.
- Derecho de oposición: oponerse en cualquier momento al tratamiento basado en nuestro interés legítimo o con fines de marketing directo.
- Derecho a la portabilidad: recibir los datos que nos haya facilitado en formato estructurado y de uso común, o solicitar que los transmitamos a otro responsable cuando sea técnicamente posible.
- Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas: a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente.
- Derecho a retirar el consentimiento: en cualquier momento, sin efectos retroactivos.
9.1. Cómo ejercer sus derechos
Puede ejercer estos derechos escribiendo a privacy@optiax.pro o por correo postal a la dirección del Responsable indicada en la sección 2.
Para protegerle frente a solicitudes fraudulentas, podremos solicitarle una copia de un documento identificativo o información adicional que permita verificar su identidad. Sus datos se utilizarán únicamente para ese fin y se eliminarán tras la verificación.
Responderemos a su solicitud en el plazo máximo de un mes desde su recepción. Dicho plazo podrá prorrogarse otros dos meses cuando la solicitud sea especialmente compleja, en cuyo caso se lo comunicaremos justificadamente.
9.2. Reclamación ante la autoridad de control
Si considera que el tratamiento de sus datos infringe la normativa aplicable, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), con domicilio en C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, o a través de su sede electrónica: www.aepd.es. Le animamos, no obstante, a contactarnos previamente para intentar resolver cualquier cuestión.
10. Tratamiento automatizado e inteligencia artificial
Iris es un asistente conversacional basado en modelos de lenguaje de inteligencia artificial (LLMs). Aunque Iris procesa automáticamente sus mensajes para generar respuestas, su interacción con Iris no implica decisiones automatizadas con efectos jurídicos ni afectación significativa en el sentido del artículo 22 RGPD.
Las propuestas comerciales, la contratación de servicios y cualquier decisión relevante son revisadas y adoptadas por una persona física (Juan Gómez u otro miembro autorizado de Optiax), no por el sistema automatizado.
Funcionamiento de Iris: Iris utiliza sus mensajes para comprender la consulta y generar una respuesta adecuada, apoyándose en una base de conocimiento propia de Optiax sobre nuestros servicios. Iris puede conservar el contexto de una misma conversación para ofrecer respuestas coherentes, pero no utiliza sus datos para construir perfiles automatizados de comportamiento.
Limitaciones: Iris puede producir respuestas inexactas o incompletas. En caso de duda, una información especialmente importante debe confirmarse con una persona del equipo. Iris no presta asesoramiento jurídico, fiscal, financiero ni profesional.
11. Protección de menores
Nuestros servicios se dirigen exclusivamente a personas mayores de edad que representan a pequeñas y medianas empresas o actúan en su nombre. No tratamos conscientemente datos personales de menores de 14 años. Si tomamos conocimiento de que hemos recibido datos de un menor sin el consentimiento válido de quien ostente su patria potestad o tutela, procederemos a suprimirlos de inmediato.
12. Medidas de seguridad
Hemos adoptado las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de sus datos y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, en atención al estado de la tecnología, la naturaleza de los datos y los riesgos a los que están expuestos, en cumplimiento del artículo 32 RGPD.
Entre otras medidas, aplicamos:
- Cifrado de las comunicaciones mediante TLS/HTTPS.
- Cifrado en reposo de las bases de datos que contienen datos personales.
- Control de accesos basado en roles y autenticación multifactor para los sistemas de administración.
- Registro de accesos y auditoría periódica de los sistemas.
- Copias de seguridad periódicas y plan de recuperación ante desastres.
- Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y proveedores.
- Procedimiento de gestión de incidencias y notificación de brechas conforme al artículo 33 RGPD.
13. Particularidades del canal WhatsApp
Iris opera principalmente a través de la WhatsApp Business Platform, un servicio prestado por Meta Platforms, Inc. Al contactar con Iris por WhatsApp, usted estará sujeto adicionalmente a los términos y a la política de privacidad de WhatsApp y de Meta, que son responsables de la capa de mensajería.
Tenga en cuenta que:
- WhatsApp aplica sus propias reglas sobre las ventanas de mensajería de 24 horas y sobre las plantillas de mensajes (templates) que pueden enviarse fuera de dicha ventana.
- El número de teléfono asociado a su cuenta de WhatsApp es tratado por Meta conforme a su propia política de privacidad.
- Optiax no controla las comunicaciones que usted mantenga con otros contactos a través de WhatsApp, sólo aquellas que tengan lugar con nuestro número de empresa.
Enlace a la política de WhatsApp: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
15. Modificaciones de la Política
Optiax podrá modificar la presente Política para adaptarla a cambios normativos, jurisprudenciales, tecnológicos o de nuestros servicios. Cualquier modificación se publicará en esta misma página indicando la fecha de la última actualización. Si los cambios afectan a tratamientos basados en consentimiento, se solicitará un nuevo consentimiento.
Le recomendamos revisar periódicamente esta Política para mantenerse informado.
16. Cómo contactarnos
Para cualquier cuestión relativa a la presente Política o al tratamiento de sus datos personales, puede dirigirse a:
| Responsable | OPTIAX SL |
| privacy@optiax.pro | |
| Dirección postal | Colmenar Viejo, 28770 Madrid |
| Autoridad de control | Agencia Española de Protección de Datos — www.aepd.es |